POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES THE KEY SAS
1-Responsable del tratamiento de los datos.
El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los clientes, empleados, proveedores, interesados y titulares de información tratada por THE KEY SAS, como responsable de la información, domiciliada en la Cra 13 No. 8N-36 Oficina 201B Edificio Torre Caña Dulce de la ciudad de Armenia- Quindío, Colombia, con correo electrónico yenifer.lopez@thekeyinmobiliaria.com y número telefónico (57) 7362303, garantizando el derecho que tienen de conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos o archivos de THE KEY SAS
2-Alcance
Esta política aplica a todas las Bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento THE KEY SAS resulte responsable dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique, complemente o reglamente.
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:
“a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. THE KEY SAS en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.
e) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
i) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.
3-Tratamiento y finalidades
Los datos personales que THE KEY SAS recolecte, almacene y de cualquier otra forma trate, serán administrados por el personal THE KEY SAS, serán confidenciales y solo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley que rige sus actividades, así como de acuerdo con lo que se establece en los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:
3.1 Esta política será aplicable en caso de que los titulares de los datos personales decidan entregar a THE KEY SAS sus datos mediante cualquier medio oral, escrito, online o físico y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, tales como bases de datos públicas, sean recaudados por la entidad.
Los fines con los que se recolecta dicha información será la siguiente:
1-Ofrecer los servicios inmobiliarios a los propietarios de inmuebles e interesados en arrendar, comprar o vender inmuebles, asesorías jurídicas, financieras y avalúos. 2- Mantener comunicación constante con los propietarios que cuentan con inmuebles bajo la administración de THE KEY SAS 3- Suscribir los contratos con los propietarios y arrendatarios propios de la actividad inmobiliaria. 4- Contactar a los arrendatarios o propietarios con el único fin de transmitir información de su interés frente al servicio inmobiliario. 5- Dar respuesta a los requerimientos de propietarios y arrendatarios respecto a los servicios prestados por THE KEY S.A.S. 6- Prestar el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los arreglos que resulten necesarios para su adecuado disfrute. 7- Efectuar el cobro de las obligaciones que se encuentran en mora con THE KEY S.A.S. 8- Ofrecer servicios de valor agregado mediante aliados estratégicos a los clientes de THE KEY S.A.S. 9- Gestión Administrativa y Legal de los inmuebles por mandato de un propietario, incluye la gestión de los arrendamientos de los mismos, la puesta en arriendo, los avalúos y las ventas. 10- Enviar información para todos nuestros clientes por correo físico, correo electrónico y redes sociales.
THE KEY SAS podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso, THE KEY SAS enajenará o entregará ésta información a un tercero, diferente a los mencionados dentro de las finalidades, a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. THE KEY SAS podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
4- Derechos del titular.
El titular de los datos personales respecto de cuyo tratamiento THE KEY SAS es responsable, tiene los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a THE KEY SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a THE KEY SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. c) Ser informado por THE KEY SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información THE KEY SAS ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5-Obligaciones del responsable
THE KEY SAS como responsable del Tratamiento deberá cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
“a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”
6- Otorgamiento de Autorizaciones y consentimiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de THE KEY SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
6.1. Medios para otorgar la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
6.2. Prueba de la autorización. THE KEY SAS utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
7- Atención de peticiones, consultas y reclamos.
7.1. Área responsable. THE KEY SAS a través del área de Gerencia atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las peticiones se contestaran de acuerdo con el artículo 15 de la ley 1581
7.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos. Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por THE KEY SAS a través de los siguientes mecanismos:
• Envío de correo electrónico yenifer.lopez @thekeyinmobiliaria.com
• Comunicación telefónica al teléfono (57)7362303
• Directamente en las oficinas ubicadas en la Cra 13 No. 8N-36 Oficina 201B EdificioTorre Caña Dulce Armenia Quindío, Colombia
8- Normatividad aplicable
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.
9- Vigencia.
La presente política entra en vigencia a partir del mes de enero de 2017. Los datos personales tratados por THE KEY SAS permanecerán en la base de datos de la entidad hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados. THE KEY SAS se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. THE KEY SAS publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información en los establecimientos de comercio de la sociedad, y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política.
